PubliposterPublipostage PDF : remplir un formulaire en série
Vous avez un formulaire et une liste de personnes. Le publipostage sert à ne pas remplir le formulaire une fois par personne.
De quoi il s’agit
Vous avez un document à remplir. Pas une fois, soixante fois, avec le même formulaire et quelques informations qui changent à chaque exemplaire. Un nom, une adresse, un montant, une date.
C’est ce que fait le publipostage de Word depuis toujours. La différence, ici, c’est que le document de départ n’est pas un document Word. C’est un PDF, mis en page par quelqu’un d’autre, et vous n’avez pas à y toucher.
Pourquoi on s’en sort mal autrement
Trois solutions se présentent d’habitude, et aucune n’est agréable.
Recomposer le formulaire dans un traitement de texte prend du temps, et le résultat ne ressemble plus à l’original. Quand l’imprimé doit être reconnu par le service qui le reçoit, ça compte.
Convertir le PDF en document Word déplace les cadres et casse les tableaux. Sur un formulaire un peu dense, ce qui en sort est inutilisable.
Reste le remplissage à la main, qui est ce que font la plupart des gens. C’est aussi comme ça qu’on met l’adresse de la ligne 46 sur l’exemplaire de la ligne 47 et qu’on s’en aperçoit trois semaines plus tard.
Comment ça se passe ici
Le PDF reste tel quel. On écrit par-dessus, aux endroits que vous indiquez. Le document qui sort est donc l’original avec vos données dedans, et rien n’a bougé puisque rien n’a été recomposé.
- Vous ouvrez le PDF. S’il a de vrais champs de formulaire, ils sont trouvés tout seuls. Sinon vous dessinez les zones vous-même, ce qui est expliqué sur la page remplir un PDF sans champs.
- Vous importez le tableur. Une ligne par exemplaire, une colonne par information. Il y a quelques pièges côté fichier, surtout en CSV, et ils sont détaillés dans remplir un PDF depuis Excel.
- Vous dites quelle colonne va dans quel champ. Quand les noms se ressemblent, le rapprochement est proposé et vous corrigez ce qui ne va pas.
- Vous générez. Un PDF par ligne, le tout dans une archive ZIP.
La préparation du modèle est ce qui prend du temps, et elle ne se fait qu’une fois. Un modèle s’enregistre et se rouvre l’année suivante.
À partir de quand ça vaut le coup
Une dizaine d’exemplaires suffisent à rentabiliser la mise en place. Au-delà de cinquante, la question ne se pose plus. Voici les cas qu’on rencontre le plus souvent.
| Situation | Ce qui change d’un exemplaire à l’autre |
|---|---|
| Reçus de dons d’une association | Donateur, adresse, montant, date |
| Attestations de formation | Stagiaire, intitulé, dates, nombre d’heures |
| Convocations et invitations | Destinataire, date, lieu, numéro d’ordre |
| Bons de commande, bordereaux | Client, référence, quantités, total |
| Dossiers administratifs répétitifs | Identité, numéros, montants |
Et vos données
Un publipostage porte à peu près toujours sur des données personnelles. Des noms, des adresses, souvent des montants. Envoyer ce tableur à un service en ligne pour qu’il fabrique les documents revient à en confier une copie à quelqu’un.
Publiposter travaille dans votre navigateur. Le PDF et le tableur ne sont transmis nulle part, pour la raison simple qu’il n’existe aucune adresse à laquelle les envoyer. Vous pouvez charger la page, couper votre connexion, et faire la fusion quand même. La page confidentialité explique comment le vérifier.
Page révisée le